Apua yksityisten aineistojen arkistointiin

Apua yksityisten aineistojen arkistointiin

Jos sinulla on säilyttämisen arvoista aineistoa, mutta ei arkisto-osaamista, näin pääset arkistoinnissa alkuun.

Arkistoinnin käsitteet

Mikä on arkisto?

Arkisto on alkuperänsä tai käyttötarkoituksensa takia yhteenkuuluvien asiakirjojen kokonaisuus.

Arkistonmuodostaja tai tai arkistotoimija tarkoittaa yhteisöä tai yksityistä, jonka toiminnasta tai tehtävien hoitamisesta asiakirjat ovat muodostuneet.

Asiakirja

Asiakirja voi olla valokuva, kirje tai muu dokumentti, jolla on yhteys yhteisön tai yksilön toimintaan. Asiakirjan tärkein kriteeri on sen yhteys toimintaan.

Kulttuurihistoriallisen arvon lisäksi asiakirjan todistusarvo edellyttää, että sen tietosisällön lisäksi tunnetaan myös sen konteksti esim. kuka on luonut asiakirjan ja milloin.

Yksityisarkisto

Yksityisarkisto tai yksityinen arkisto on yksityisen yhteisön tehtävien hoitamisesta tai yksityishenkilön toiminnasta kertynyt arkistoitavien asiakirjojen kokonaisuus.

Kansallisarkisto

Kansallisarkisto vastaa asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilymisestä Suomessa, jakaa ohjeistusta ja edistää asiakirjatiedon avointa saatavuutta.

Arkistot yhteiskunnan toimiva muisti. Jari Lybeck et al.

Kansallisarkiston arkistowiki – sanasto

Esityksen loppuun kootuista ohjeista osa koskee viranomaisen tuottamia arkistoja, mutta samoja ohjeita voi soveltaa yksityisten tuottamiin arkistoihin.
Hyviä oppaita niin sähköisen kuin paperimuotoisen, yksityisen arkiston hoitoon löytyy esimerkiksi Yksityiset Keskusarkistot ry:n sivuilta.
Ohjeet muuttuvat ja digitointiala kehittyy nopeasti, joten ajan tasalla pysyminen vaatii asioiden jatkuvaa seuraamista.

Perusasiat kuntoon

  1. Arvonmääritys ja seulonta
  2. Tieto ja metatieto
  3. Säilytysolosuhteet
  4. Analogisesta sähköiseksi?
  5. Lait ja säädökset

1. Arvonmääritys ja seulonta

Aineiston rajaaminen

Aineiston käsittely kannattaa aloittaa arvonmäärityksellä ja seulonnalla. Sen avulla saadaan esille pysyvästi säilytettävä aineisto ja varmistetaan se, että kulttuurisesti ja tutkimuksellisesti arvokkain aineisto säilyy.

Mitä säilytetään

Yleensä säilytetään yhteisön perustamiseen ja muihin toiminnan keskeisiin aikoihin liittyvä aineisto. Yksityisarkistoilla on kuitenkin yleisempääkin merkitystä ajan ja tapahtumien kuvaajana. Vuotta 1920 vanhempi arkistoon kuuluva aineisto, samoin kuin kriisi- ja sota-aikojen aineisto, kannattaa joka tapauksessa säilyttää.

”Henkilöarkistojen seulonnan peruslähtökohta on, että asiakirjan laatija, muoto tai tehtävä ei välttämättä kerro mitään sen säilytysarvosta. Työmuistiinpanot ja luonnokset kertovat usein enemmän kuin lopullinen asiakirja.
Henkilöarkistojen seulonnassa täytyy olla hyvin varovainen ja ratkaisut on tehtävä tapauskohtaisesti. Arvonmäärityksessä on myös otettava huomioon, mitä aineistoa on ylipäätään säilynyt.”

Yksityisarkistojen seulontaohje. Arkistolaitos 2011.

2. Tieto ja metatieto

Tietoa tiedosta

Yksi tärkeimpiä vaiheita vanhan aineiston käsittelyssä on kaiken siihen liittyvän tiedon kirjaaminen ylös. Asiakirjojen syntyyn, kontekstiin, rakenteeseen, olomuotoon, sisältöön, käsittelyyn ja koko elinkaareen liittyvä tieto on tärkeää. Asiakirjojen todistusvoima ja niiden käytettävyys edellyttää näitä tietoja.

Arkistot yhteiskunnan toimiva muisti. Jari Lybeck et al. Arkistolaitos 2006. s. 140

Luettelointi ja kuvailu

Eri instituutiot ovat luoneet omaan käyttöön soveltuvia, määrämuotoisia luettelointi- ja sisällönkuvailunohjeita, joita voi soveltaa myös yksityisarkistoissa. Mikäli yksityisarkisto siirretään johonkin keskusarkistoon, noudatetaan kyseisen organisaation käsittelyohjeita.

Esimerkki henkilöarkiston luetteloinnista. Kansallisarkisto

3. Säilytysolosuhteet

Oikea säilyttäminen

Arkistoja tulisi säilyttää kullekin aineistotyypille tarkoituksenmukaisissa tiloissa ja käyttää asianmukaisia materiaaleja.
Yksityiset keskusarkistot ry:n oppaasta löydät lyhyen videon ”Miten arkistoidaan helposti” ja
Kansallisarkiston sivulta yksityiskohtaisempia ohjeita eri tilanteisiin.
Tilojen tulee suojata aineisto mm. vedeltä, tulelta ja valolta, vahingonteolta ja luvattomalta käytöltä.

Arkistot yhteiskunnan toimiva muisti. Jari Lybeck et al. Arkistolaitos 2006. s. 105

4. Analogisesta sähköiseksi

Digitointi

Analogisen asiakirjan muuttaminen sähköiseen muotoon on tapa helpottaa aineiston käyttöä. Työ kannattaa aina aloittaa digitointisuunnitelman tekemisestä (miksi, mitä, miten).
Digitoidun tiedon aitouden ja alkuperäisyyden takaamiseksi on käytettävä riittävän laadukkaita digitointilaitteita ja huolehdittava siitä, että lopputuloksena syntyy tasalaatuisia dokumentteja, jotka vastaavat kuvailutietoja.

Digitalian digitointiopas. Teemu Hänninen. Mikkeli 2019.

Muoto muuttuu, informaatio säilyy

Digitoitaessa informaatio ja konteksti ei saa hävitä. Tavoitteena on aina mahdollisimman tarkka kopio alkuperäisestä, jolloin alkuperäisessä aineistossa mahdollisesti olevia häiriöitä ei myöskään pääsääntöisesti korjata.
Sähköisten tallenteiden nimeäminen ja hakemisto-rakenne on suunniteltava niin, että sekalainen tiedostokaaos vältetään ja että digitaalinen tallenne on yhdistettävissä alkuperäiseen arkistoaineistoon.

Digitaalisen tiedon pitkäaikaissäilytys

Sähköisen aineiston pitkäaikaissäilyttämisessä on varmistettava sekä tallenteiden fyysinen säilyminen että tietojen säilyminen käyttö-kelpoisina ja ymmärrettävinä tiedostomuotojen, ohjelmistojen ja laitteiden muuttuessa. Myös tietojen eheydestä on aina huolehdittava eli tiedon on säilyttävä alkuperäisenä ja turvassa valtuudettomilta muutoksilta.

5. Lait ja säädökset

Käyttö ja oikeudet

Kun analogista aineistoa digitoidaan, on syytä olla erityisen tarkka digitaalisen aineiston käyttöoikeuksien kanssa. On huomioitava
kaikki aineistoon kohdistuvat tekijänoikeudet ja lisäksi huolehdittava asiakirjoihin sisältyvistä henkilötiedoista ja yksilöiden tietosuojasta kaikissa käsittelyvaiheissa – aineistoa järjestettäessä, luetteloitaessa, säilytettäessä, käytettäessä tai hävitettäessä.

Luettelointiohjeita museoiden digitointiprojekteille 1.0. s. 17.

Tietosuoja KAM-sektorilla

Lisätietoja ja linkkejä

Kotiseutuliitto kotiseutuliitto.fi 

Yksityiset keskusarkistot  yksityisetkeskusarkistot.fi 

Yhdistystoimijat-sivusto. Kansan Sivistystyön Liitto ry KSL yhdistystoimijat.fi

Tietosuojavaltuutetun toimisto tietosuoja.fi 

Tietosuoja KAM-sektorilla. Suositellut toimintatavat henkilötietoja sisältävien aineistojen käsittelyyn kirjastoissa,           arkistoissa ja museoissa. http://musiikkiarkisto.fi/kam/wp-content/uploads/2020/10/Tietosuoja-KAM-sektorilla-v1_1.pdf

Digitalia – Digitaalisen tiedonhallinnan tutkimus- ja kehittämiskeskus http://www.xamk.fi/tutkimus-ja-kehitystoiminta/digitalia/

Museovirasto museovirasto.fi

Suomen museoliitto museoliitto.fi 

Suomen valokuvataiteen museo valokuvataiteenmuseo.fi 

Kansallisarkisto kansallisarkisto.fi

Tampereen taidemuseo

  • Tampereen taidemuseo toimii Pirkanmaan alueen vastuumuseona. Tämä opas on tehty edistämään Pirkanmaan alueen taidehistoriallisten aineistojen säilymistä ja käytettävyyttä.
  • Lisätietoja:
    • alueellinentaidemuseotyo@tampere.fi
    • tampereentaidemuseo.fi